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Comité consultatif des finances, du budget et de l'administration

Membres du comité 

  • M. Martin Guevremont, conseiller, district no 4
  • M. Alain Dufour, président
  • Mme Mariève Tétreault, vice-présidente
  • M. Jean-Jacques Chouinard
  • M. Ludovic Grisé Farand
  • M. Stephen Golden
  • M. Éric Guérin
  • M. Denis Karpicek
  • M. Robert Lacroix
  • M. Louis Mercier

Personnes-ressources 

  • M. Roger Robitaille, directeur, Finances, trésorerie et technologies de l'information
  • Mme Renée Boisclair, directrice, Ressources humaines

Mandat du comité

Le comité consultatif des finances, du budget et de l'administration est mandaté par le conseil municipal pour donner des avis et faire des recommandations sur toutes les questions touchant les finances municipales, les budgets annuels, le programme d'immobilisations et les prévisions financières.

Conformément à ce mandat, les membres du comité étudient et formulent leurs recommandations au conseil portant notamment sur la planification financière, l'élaboration et le suivi budgétaire, l'étude des revenus et des dépenses, l'utilisation de l'excédent de fonctionnement, les investissements en immobilisations et les indicateurs de gestion.

Pouvoirs du comité

Outre les pouvoirs généraux d’étude, de recherche et de consultation en matière de finance, de budget et d’administration, le comité peut :

  • établir ses règles de régie interne;
  • consulter, avec l’autorisation du conseil municipal donnée par résolution, un expert-conseil ou tout autre professionnel pour l’exécution de ses fonctions;
  • former, au besoin, des comités d’étude composée de membres du comité ou de personnes de l’extérieur, avec mandat de lui présenter un rapport;
  • requérir de la direction générale toute l’information nécessaire pour la bonne conduite des travaux du comité;
  • demander à tout citoyen, entreprise ou requérant toute information supplémentaire nécessaire à l’étude des dossiers ou questions qui lui sont soumis;

Devoirs du comité

Le comité doit :

  • agir avec prudence, équité et intégrité dans l’exercice de ses fonctions;
  • respecter le caractère confidentiel des informations et renseignements obtenus, les membres du comité devant, à cette fin, signer un engagement de confidentialité;
  • s’en tenir aux pouvoirs qui lui sont dévolus par le conseil municipal;
  • faire part au conseil de ses observations et recommandations relativement aux dispositions des règlements de la Ville visée par ses travaux.

Composition du comité

Le comité se compose de neuf membres :

  • Huit membres nommés par résolution du conseil, choisis parmi les résidents de la ville, à l’exclusion des membres du conseil, des fonctionnaires et employés de la ville. Est de plus exclue toute personne dont les activités professionnelles usuelles seraient susceptibles d’engendrer un conflit avec les intérêts de la ville.
  • Un membre du conseil nommé par résolution de ce dernier.

Font aussi partie du comité, le directeur des finances et la directrice des ressources humaines. Ceux-ci ont droit aux avis de convocation, prennent part aux délibérations du comité, mais n’ont pas droit de vote.

Traitement des membres

Le comité n’a pas de budget d’opération fixe. S’il y a lieu, il doit présenter une fois par année les prévisions de ses dépenses afin que le conseil en tienne compte dans son budget annuel.

Le comité ne peut engager aucune dépense qui n’a pas été, au préalable, autorisée par le conseil, et ce, même s’il est prévu au budget un montant de dépenses pour le comité.

Le travail des membres au sein du comité est non rémunéré.

Terme du mandat

La durée du mandat des membres du comité est de deux ans et ce mandat est renouvelable au maximum trois fois.

Exceptionnellement pour les nominations de 2014, et afin de permettre le renouvellement de la moitié des membres citoyens en alternance, il y aura quatre nominations d’une durée de deux ans et quatre nominations d’une durée d’un an.

Le mandat du membre du conseil est fixé par le conseil et prend fin dès qu’il cesse d’être membre du conseil ou lorsque le conseil adopte une résolution le remplaçant.

Les membres du comité demeurent en fonction, nonobstant l’expiration de leur mandat, jusqu’à ce qu’ils soient nommés de nouveau ou remplacés.

Toute vacance survenant au cours de la durée du mandat d’un membre est comblée pour la durée non écoulée du mandat du membre à remplacer.

Le mandat d’un membre du comité se termine s’il fait défaut d’assister aux rencontres du comité pendant trois rencontres régulières consécutives; sauf si à cette troisième rencontre les membres du comité sont d’avis que l’intéressé a été dans l’impossibilité d’assister à ces trois rencontres; dans ce cas, les autres membres du comité peuvent par résolution prolonger ce délai d’une autre rencontre. Toutefois, si l’intéressé n’assiste pas à cette autre rencontre qui suit la rencontre où le comité a exprimé un tel avis, son mandat prend fin à ce moment-là.

En cas de vacance, démission ou décès d’un de ses membres, le comité peut recommander au conseil la nomination d’un remplaçant pour le reste du terme de ce membre.

Rencontres du comité

Rencontre régulière : le comité siège en séance régulière au moins six fois par année aux jours qu’il fixe.

Pour la rencontre régulière, et sur demande du président, le secrétaire du comité dresse un avis de convocation qu’il expédie à chacun des membres au moins sept jours à l’avance.

Rencontre spéciale : le conseil, le président ou deux membres du comité peuvent convoquer une rencontre spéciale en faisant une demande verbale ou écrite au secrétaire du comité.

À la réception de cette demande de rencontre spéciale, le secrétaire dresse un avis de convocation qu’il expédie à chacun des membres, au plus tard quarante-huit heures avant l’heure fixée pour le début de la rencontre. À cette rencontre spéciale, on ne prendra en considération que les affaires spécifiées dans l’avis de convocation de telle rencontre, sauf si tous les membres du comité sont présents et y consentent.

Quorum des rencontres

Le quorum requis pour la tenue d’une rencontre du comité est de cinq membres, lequel quorum doit être maintenu pendant toute la durée de la séance.

Les décisions sont prises à la majorité des membres présents et en cas d’égalité, le président de la rencontre a droit à un vote prépondérant.

Président et vice-président du comité

Le conseil nomme parmi les membres du comité un président et un vice-président qui demeurent en fonction pendant la durée de leur mandat, ou jusqu’à ce qu’ils soient remplacés.

Le président ou en son absence ou d’incapacité d’agir, le vice-président dirige les délibérations du comité et signe les procès-verbaux des séances du comité.

En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président ou du vice-président, les membres du comité choisissent parmi eux une personne pour présider la séance.

Secrétaire du comité

Le conseil nomme un secrétaire du comité parmi les fonctionnaires de la ville.

Le secrétaire du comité prépare l’ordre du jour des séances du comité, rédige les aide-mémoires sur les points à l’ordre du jour, prépare et envoie les avis de convocation à ces séances, dresse les procès-verbaux des séances du comité et s’acquitte de la correspondance.

Procès-verbaux

Le comité doit tenir un compte rendu de chacune de ses rencontres et y énoncer succinctement les motifs à la base de ses recommandations. À chaque rencontre, le comité adopte le compte rendu de la rencontre précédente.

Une fois complétés et dûment signés par le président de la rencontre et le secrétaire du comité, les comptes rendus sont transmis au conseil dans les plus brefs délais, et ce, même s’ils n’ont pas encore été adoptés par le comité.

Rapports d’activité

Le président est tenu de présenter au conseil un rapport annuel de ses activités au début de l’année suivante.

 

Adopté le 14 avril 2014
Résolution no 140414-5

 

 

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